Quitte à payer les charges, autant savoir ce que l’on paye et à qui. Bien sûr, le chauffage, l’électricité, l’eau pèsent lourd dans la balance. Mais ce n’est pas tout, la vie de la copropriété se respecte par une règle de droit entre le syndic de copropriété qui assure la gestion, le conseil qui assure le contrôle et l’assemblée générale pour la consultation. Sachez tout de même que le syndic n’est pas le seul maître à bord de votre immeuble. Vous les copropriétaires, vous avez aussi un droit de regard.
Les copropriétaires peuvent « ausculter » les comptes et contrôler la gestion de leur syndic. Cette faculté ne peut s’exercer qu’entre la convocation de l’assemblée générale et sa tenue effective (15 jours). Dans cet intervalle, le syndic doit mettre à leur disposition, au moins un jour ouvré par an, toutes les pièces justificatives des charges de copropriété (les factures, les contrats de fourniture et l’exploitation…). La consultation se déroule en général sur place. Toutes remarques ou contestations pourront ensuite être évoquées lors de l’assemblée où, d’ailleurs, ils pourront également contrôler les dépenses. En effet, le syndic doit au moins une fois par an, ouvrir les livres pour l’approbation des comptes de l’exercice écoulé, le vote du budget, nouvelle nomination et le programme des nouveaux travaux.
Élu par l’assemblée générale, le conseil syndical rassemble ainsi quelques copropriétaires. Sa mission ? Contrôler en amont la gestion du syndic, mais aussi l’assister. À lui donc d’éplucher les comptes, de veiller à la régularité des appels d’offres, de décortiquer les contrats d’entretien et d’exploitation. À cet effet, il dispose d’un droit d’accès permanent aux éléments et pièces justificatives de la gestion de copropriété : contrats, factures. De plus, il peut obtenir une copie de tous ces documents et, s’il le souhaite, se faire assister par un technicien de son choix. Outre ses pouvoirs, il est aussi l’interlocuteur privilégié du syndic entre deux assemblées, mais aussi l’interface entre le syndic et les copropriétaires.
Les charges d’habitation se composent de tous les frais relatifs aux parties communes d’un immeuble. Les dépenses liées à la conservation, à l’entretien et à l’administration, appelées charges communes générales (réparation du toit et du gros œuvre, ravalement, entretien des espaces verts, frais de gardiennage, honoraires des syndic, assurances…) se distinguent de celles entraînées par les services collectifs et les éléments d’équipement commun, nommées également charges communes spéciales (dépenses d’électricité des parties communes d'un immeuble ou d'une résidence, entretien de l’ascenseur, désinfection du vide-ordures, dépenses de production et de distribution de l’eau chaude et froide…). Par contre, les charges générales d’habitation sont supportées par tous les copropriétaires. Aucun, ne peut y échapper. En fait, cette catégorie de charges est ventilée au prorata des tantièmes de copropriété qui, eux, sont fixés dans le règlement de copropriété. Ainsi, chaque copropriétaire participe aux charges d’habitation, qu’elles soient « générales » ou « spéciales ». Sa quote-part est due qu’il occupe ou non son appartement.
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